Lavoro, addio smartworking e uffici sovraffollati: la sfida ora è riorganizzare gli spazi

Mentre l'era dello smartworking appare sempre più lontana, gli uffici tornano a popolarsi e in ballo, per le aziende, c'è un'altra grande sfida: organizzare e gestire gli spazi più frequentati e con dinamiche di utilizzo sempre meno prevedibili.

 Dopo la pandemia di covid19 e le conseguenti misure restrittive in ambito lavorativo, gli uffici delle aziende stanno tornando a popolarsi ma il modo in cui vengono vissuti è profondamente cambiato rispetto alle dinamiche del passato. Secondo quanto emerso dal Global Workplace & Occupancy Insight 2026, il tasso di occupazione globale degli edifici ha raggiunto il 53% nel 2025, il valore più alto dal periodo pre-pandemia, in netto aumento rispetto al 38% del 2024 e al 35% del 2023. Si tratta, dunque, del livello di frequentazione più elevato registrato negli ultimi cinque anni. Dallo studio, inoltre, emerge un crescente disallineamento tra presenza delle persone e reale disponibilità delle postazioni, con il tasso di occupazione globale delle scrivanie che ha raggiunto il record storico del 111%. 

  L’integrazione della connettività, dall’Internet of Things (IoT) all’intelligenza artificiale, quindi, porta con sé una profonda trasformazione del ruolo delle infrastrutture da semplici impianti a veri e propri strumenti di lettura della vita in ufficio. “Ogni corsa in ascensore, ad esempio, fornisce dati reali sul modo in cui gli edifici vengono vissuti ogni giorno” spiega Marco De Flora, Service Director di KONE Italy & Ibérica, azienda leader nel settore della mobilità verticale. Un ruolo confermato dall’analisi condotta dalla stessa multinazionale finlandese, attraverso il servizio KONE 24/7 Connected Services, che ha preso in esame oltre un miliardo di corse registrate in 10 città europee negli ultimi cinque anni. L’indagine ha evidenziato una crescita costante del numero di corse tra il 2022 e il 2025, confermando che il ritorno al lavoro in presenza è ormai un fenomeno strutturale.

  Milano, in particolare, ha registrato una crescita costante mese dopo mese nel corso del 2025 e un ulteriore incremento dell’8% tra il 2025 e il 2026. Sempre De Flora sostiene: "In questa prospettiva, e trasportando ogni giorno miliardi di passeggeri, gli ascensori rappresentano un osservatorio privilegiato dei flussi di presenza e dell’evoluzione delle modalità di lavoro".

In questo scenario la mobilità verticale diventa uno strumento chiave per migliorare l’esperienza quotidiana negli uffici. Entrando più nel dettaglio, il vero valore delle informazioni raccolte risiede nella loro capacità di trasformarsi in insight operativi. Grazie agli ascensori connessi e ai sistemi di manutenzione predittiva, infatti, questi dati possono essere analizzati in modo continuo per comprendere i flussi di persone, anticipare criticità e supportare una gestione più intelligente degli spazi.

Tali informazioni permettono quindi di individuare i momenti di maggiore affluenza, le aree soggette a congestione e gli spazi realmente utilizzati, offrendo alle aziende strumenti concreti per ottimizzare l’organizzazione degli ambienti, migliorare l’esperienza delle persone e aumentare efficienza e sostenibilità. Un approccio che segna il passaggio da una gestione reattiva a una pianificazione degli edifici data-driven e predittiva, con impatti concreti sulla qualità della vita negli spazi di lavoro.

  In primis, comprendere i flussi di persone e migliorare la "user experience". I dati raccolti dagli ascensori connessi e dai sensori consentono di analizzare i comportamenti delle persone e di identificare i reali picchi di occupazione e movimento all’interno degli edifici. Queste informazioni permettono di ottimizzare i flussi, ridurre i tempi di attesa e adattare l’equipaggiamento e i servizi dell’edificio alle esigenze degli utenti, rendendo gli spostamenti più fluidi, rapidi e confortevoli.

Allo stesso tempo, ridurre le criticità negli spostamenti. Il monitoraggio dei movimenti consente di individuare le aree più congestionate e intervenire per migliorare la circolazione all’interno dell’edificio, favorendo un’esperienza più efficiente e sicura. Successivamente, ottimizzare la distribuzione degli spazi. I dati evidenziano quali ambienti sono realmente utilizzati, consentendo di adattare gli spazi alle esigenze delle persone. Supportare un lavoro ibrido più equilibrato. L’analisi delle presenze aiuta a pianificare meglio i giorni in ufficio e a distribuire in modo più omogeneo i flussi, evitando sovraccarichi in specifiche aree o fasce orarie.

Infine, pianificare gli investimenti futuri. L’analisi storica dei dati consente di prevedere l’evoluzione dell’utilizzo degli edifici e programmare eventuali interventi di ammodernamento, ampliamento o ristrutturazione degli spazi con maggiore efficacia. Sesto e ultimo, aumentare sostenibilità ed efficienza. La conoscenza dei flussi permette di ottimizzare il funzionamento degli impianti, riducendo consumi energetici e sprechi. La conoscenza dei flussi e l’accesso a informazioni aggiornate e affidabili consentono di ottimizzare il funzionamento degli impianti, ridurre consumi energetici e sprechi e prendere decisioni più consapevoli, capaci di anticipare le esigenze future dell’organizzazione.