Addio alle ricevute Pos: cosa cambia per negozi e locali dal 2026

Basta faldoni pieni di scontrini sbiaditi e ricevute Pos conservate per anni nei cassetti. Con il nuovo decreto Pnrr approvato dal governo, cambia una prassi che per oltre un decennio ha pesato su cittadini e imprese: stop all'obbligo di conservare per 10 anni le ricevute cartacee dei pagamenti elettronici. Una svolta che si inserisce in un contesto in cui i pagamenti digitali crescono senza sosta. Secondo elaborazioni di Confesercenti su dati ufficiali, nel 2025 i Pos attivi in Italia hanno raggiunto quota 3,87 milioni, in aumento rispetto ai 3,75 milioni del 2024. Il Paese accelera verso la digitalizzazione e ora anche la burocrazia prova a stare al passo.

 La novità principale è l'eliminazione dell'obbligo di conservazione delle ricevute cartacee emesse dai terminali Pos per pagamenti con carte di credito, debito o prepagate. Non sarà più necessario conservare per 10 anni la ricevuta del Pos, restano invece obbligatori scontrini, fatture e ricevute fiscali. La prova del pagamento potrà essere fornita tramite documentazione bancaria, anche digitale. Il decreto stabilisce infatti che le comunicazioni inviate da banche e intermediari finanziari - comprese quelle in formato elettronico - possono sostituire le ricevute cartacee, purché contengano tutte le informazioni relative alla singola operazione e siano pienamente consultabili.

 Le ricevute Pos non sono documenti contabili. Rappresentano solo una prova di pagamento e non sono necessarie per la redazione del bilancio o per la dichiarazione fiscale. L'obbligo di conservarle per 10 anni derivava dall'articolo 2220 del Codice civile, che disciplina la conservazione delle scritture contabili. Tuttavia, applicarlo anche alle ricevute Pos era ritenuto da molte associazioni di categoria un aggravio burocratico non strettamente necessario. La misura ha lo scopo di semplificare gli adempimenti per imprese e cittadini. Basteranno gli estratti conto per dimostrare il pagamento, anche quando una detrazione fiscale è vincolata alla tracciabilità. Questo significa che, ad esempio, per usufruire di detrazioni nel modello 730, non sarà più necessario allegare o conservare la ricevuta del Pos se il pagamento risulta tracciabile attraverso lo scontrino e i movimenti bancari.

 Per le detrazioni fiscali sarà sufficiente conservare lo scontrino o la fattura, che già riportano l’indicazione della modalità di pagamento tracciabile. Importante novità anche per i pagamenti verso la Pubblica amministrazione effettuati tramite piattaforme elettroniche come pagoPA: l’amministrazione dovrà verificare l’avvenuto pagamento consultando i propri flussi informatici o quelli della piattaforma nazionale, senza poter chiedere al cittadino l’esibizione della ricevuta cartacea, neppure ai fini fiscali.

 La vera rivoluzione è partita dal 1° gennaio 2026: è scattato l'obbligo di collegare i Pos ai registratori telematici che trasmettono i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate. L'obiettivo è far dialogare pagamenti elettronici e vendite certificate, riducendo eventuali discrepanze tra incassi e dichiarazioni fiscali. Il collegamento avverrà online, tramite l'area riservata del sito dell'Agenzia; non richiederà un collegamento fisico tra dispositivi; potrà essere effettuato dall'esercente o da un intermediario (come il commercialista). Per i Pos già installati, l'abbinamento dovrà avvenire entro 45 giorni dall’attivazione del servizio online. Per i nuovi dispositivi, saranno previste finestre temporali specifiche.

 L'obbligo riguarda tutti i soggetti che certificano i corrispettivi con registratore telematico e accettano pagamenti elettronici. Sono inclusi: Pos tradizionali da banco; terminali mobili; dispositivi collegati a tablet o smartphone; sistemi virtuali integrati nei gestionali; piattaforme e-commerce collegate alla certificazione dei corrispettivi. In pratica, ogni metodo di incasso elettronico legato a vendite certificate dovrà essere collegato.

 Il superamento dell'obbligo cartaceo non si ferma alle ricevute Pos. Il Parlamento ha tracciato una tabella di marcia più ampia:
1° gennaio 2027: adeguamento per la grande distribuzione.
1° gennaio 2028: estensione agli operatori con volume d’affari superiore a una soglia stabilita.
1° gennaio 2029: coinvolgimento di tutti gli altri esercenti.

L'obiettivo finale è la progressiva dematerializzazione degli scontrini, con una gestione interamente digitale dei corrispettivi. Per il Fisco, invece, un controllo più automatizzato e incrociato.