Email aziendale, l'ex dipendente ha diritto a accedervi
L'Autorità ha sanzionato una società che aveva selezionato le email di un ex dipendente facendogli visionare solo quelle "strettamente personali"
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Il lavoratore può accedere alle e-mail del proprio account email aziendale e ai documenti presenti nel pc dopo la fine del rapporto di lavoro. Eventuali limitazioni devono essere motivate da specifiche e comprovate ragioni, come la tutela di segreti aziendali. Lo afferma il Garante per la protezione dei dati personali che ha accolto il reclamo di un ex dipendente di una compagnia assicurativa. L'uomo aveva chiesto copia dei messaggi della propria casella di posta elettronica aziendale e dei documenti salvati nel pc.
Società seleziona email, scatta il reclamo al Garante
La società aveva effettuato un accesso alla posta elettronica dell'ex dipendente e, dopo averne esaminato il contenuto, aveva fornito esclusivamente i messaggi ritenuti "strettamente personali", escludendo quelli legati all'attività lavorativa.
Cosa dice il Garante della Privacy
Secondo il Garante, il diritto di accesso riguarda tutti i dati personali, comprese le comunicazioni intercorse tramite un account aziendale individualizzato. Non è quindi legittimo selezionare preventivamente i contenuti da fornire né limitarli o oscurarli sulla base della distinzione tra ambito personale e professionale.
L'Autorità ha inoltre rilevato criticità nella gestione dei dati, in particolare per la mancanza di trasparenza nelle informative e per i tempi di conservazione delle email (5 anni) e dei dati di navigazione (12 mesi), ritenuti non proporzionati rispetto alle finalità dichiarate.
Compagnia assicurativa sanzionata
Per le violazioni accertate è stata inflitta una sanzione di 50mila euro. Il Garante ha inoltre ordinato di consentire l'accesso integrale ai dati richiesti e di adeguare informative e policy interne alla normativa privacy.
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